無紙化會(huì)議管理系統(tǒng)是基于局域網(wǎng)，個(gè)人網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)交互系統(tǒng)，使用通信技術(shù)，音頻技術(shù)，視頻技術(shù)，軟件技術(shù)和會(huì)議室無紙化的實(shí)施。無紙化會(huì)議管理系統(tǒng)管理者在短時(shí)間內(nèi)能完成會(huì)議信息、會(huì)議議程、會(huì)議資料、會(huì)議表決、會(huì)議討論、電子白板、會(huì)議服務(wù)、共享屏幕等功能。
通過無紙化會(huì)議系統(tǒng)平臺，各部門單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)的會(huì)商和有效的信息溝通；改變了傳統(tǒng)會(huì)議低效、單一、資源浪費(fèi)、保密隱患等問題，實(shí)現(xiàn)會(huì)議全程無紙化. 架構(gòu)平臺的集成能力主要包括：支持業(yè)界各種集成模型：界面集成、數(shù)據(jù)集成、功能集成和服務(wù)集成。無紙化會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)器軟件：服務(wù)器負(fù)責(zé)會(huì)議室管理、會(huì)議管理、機(jī)構(gòu)管理、角色管理、員工管理以及會(huì)議進(jìn)行時(shí)數(shù)據(jù)等信息的轉(zhuǎn)發(fā), 系統(tǒng)同時(shí)支持會(huì)議室預(yù)約管理系統(tǒng)。
系統(tǒng)可整合企業(yè)現(xiàn)有的CRM/OA/SCM/ERP等辦公管理系統(tǒng)，方便接入第三方服務(wù)平臺。也可以實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有硬件視頻會(huì)議產(chǎn)品無縫對接，與業(yè)界其他廠商互聯(lián)互通，也可以與會(huì)議室原來有的中央控制管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，方便企業(yè)管理。
無紙化會(huì)議系統(tǒng)它就是使用基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的無紙化會(huì)議交互系統(tǒng)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無紙化。
而無紙化會(huì)議系統(tǒng)核心并不是所謂的節(jié)約紙張，而是將傳統(tǒng)的會(huì)議管理理念借用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加以展示，要說以會(huì)議系統(tǒng)來講，那么實(shí)用功能的話，無非就是會(huì)議預(yù)約、會(huì)議室狀態(tài)查詢以及會(huì)議統(tǒng)計(jì)報(bào)表展示了這些實(shí)用功能。
實(shí)用功能一：查看會(huì)議室
用戶通過賬號密碼登錄至思沃普智能會(huì)議系統(tǒng)之后，點(diǎn)擊【我的會(huì)議】-【會(huì)議室狀態(tài)】按鈕，在界面即可查看到企業(yè)所有的會(huì)議室狀態(tài)信息了，通過這些信息，用戶可以更好的對自己接下來預(yù)約會(huì)議時(shí)選擇對應(yīng)的會(huì)議室了。
實(shí)用功能二：預(yù)約會(huì)議
在需要預(yù)約會(huì)議時(shí)，點(diǎn)擊【我的會(huì)議】-【預(yù)約會(huì)議】按鈕，在出現(xiàn)的界面中填寫上相對應(yīng)的信息即可，確定了填寫無誤之后點(diǎn)擊【提交】按鈕，這樣系統(tǒng)就會(huì)通知每個(gè)參會(huì)人員了。（如管理人員有開啟審核功能，則需要等待審核結(jié)果）。
實(shí)用功能三：會(huì)議室報(bào)表
用戶在使用了一段時(shí)間后，可通過【我的會(huì)議】-【會(huì)議報(bào)表】功能來查看自己該段時(shí)間內(nèi)所有的會(huì)議相關(guān)信息了，這樣可以了解這段時(shí)間主要是會(huì)議室哪些類型，哪些會(huì)議室使用的多，后續(xù)的話就可以讓管理人員做好相關(guān)的調(diào)整了。
實(shí)用功能四：審核功能
有些企業(yè)因?yàn)樘貏e的原因需要對每個(gè)會(huì)議進(jìn)行審核機(jī)制，所以就需要開啟思沃普智能會(huì)議系統(tǒng)的會(huì)議審核功能了，這個(gè)功能需要管理人員賬號登錄系統(tǒng)之后，點(diǎn)擊【系統(tǒng)管理】-【系統(tǒng)設(shè)置】，點(diǎn)擊【常規(guī)配置】將下面的按鈕調(diào)至開啟狀態(tài)即可。
無紙化會(huì)議系統(tǒng)的出現(xiàn)，不僅是說環(huán)保這塊，更重要的是借助互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)智能辦公的理念。
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